Imaginez ceci : votre équipe marketing connecte un outil d’e-mail tiers pour envoyer une campagne sensible au temps. Ça fonctionne. Les prospects répondent. Tout le monde est satisfait jusqu’à ce que votre équipe informatique se rende compte que des e-mails sont envoyés depuis le domaine de votre entreprise via une plateforme qu’elle n’a jamais approuvée, examinée ou sécurisée.

Ce n’était ni malveillant ni intentionnel, mais cela a ouvert la porte au Shadow IT. Ce qui semble être une solution de contournement inoffensive peut discrètement mettre en danger votre domaine, vos données et toute votre infrastructure de messagerie. La plupart des organisations ne réalisent ce qui se passe que lorsqu’un problème survient.

Le Shadow IT n’est plus seulement un problème informatique, c’est un défi commercial grandissant. Dans ce blog, nous allons expliquer ce qu’est le Shadow IT, pourquoi il est si répandu, les risques qu’il représente, et surtout, comment vous pouvez le maîtriser avant qu’il ne devienne une menace sérieuse.

Qu’est-ce que le Shadow IT ?

Le Shadow IT désigne tout logiciel, application, service ou appareil utilisé par les employés sans l’approbation ou la supervision formelle de l’informatique. Il naît de bonnes intentions : rapidité, productivité et commodité. Cependant, il se développe dans les angles morts de la stratégie de sécurité de votre organisation.

Dans un environnement de travail moderne axé sur le cloud, le Shadow IT n’est pas seulement une nuisance, c’est une réalité inévitable.

Des exemples concrets incluent :

• Un développeur déployant un environnement de test en utilisant son compte GitHub personnel
• Une équipe marketing lançant une campagne e-mail à partir d’un outil non validé comme Mailchimp ou HubSpot.
• L’équipe commerciale connectant des outils CRM tiers à votre domaine via SMTP
• Des dirigeants utilisant des comptes personnels Zoom ou Google Meet pour des discussions sensibles
• Le service financier automatisant des rapports via des outils basés sur des API non approuvés

Ces outils ne résident plus seulement sur les ordinateurs ou les navigateurs, ils envoient souvent des e-mails en votre nom, gérant l’une des parties les plus visibles et vulnérables de votre infrastructure : votre domaine.

Pourquoi le Shadow IT existe-t-il ?

Le Shadow IT n’est généralement pas malveillant. Il survient parce que les gens essaient de faire leur travail et que les outils approuvés ne répondent pas toujours à leurs besoins. Les raisons les plus courantes incluent les suivantes :

• Des processus d’approvisionnement lents
• Manque de sensibilisation aux options approuvées
• Environnements de travail à distance où les frontières deviennent floues
• Frustration face à des systèmes informatiques obsolètes ou complexes
• Des écarts d’innovation où les départements veulent aller plus vite que ce que l’informatique peut prendre en charge

En résumé, les gens trouvent des solutions de contournement, et celles-ci finissent par affecter l’infrastructure de messagerie d’une manière que l’informatique ne peut ni voir ni sécuriser.

Risques associés au Shadow IT

Bien que le Shadow IT commence souvent avec de bonnes intentions — rapidité, commodité ou flexibilité — les risques qu’il introduit peuvent être catastrophiques. S’ils ne sont pas contrôlés, ces outils créent de graves angles morts pour les équipes informatiques et de sécurité, exposent des données sensibles et menacent à la fois la continuité des opérations et la réputation de votre organisation.

Voici les risques les plus critiques auxquels les organisations sont confrontées lorsque le Shadow IT se développe dans l’ombre :

Vulnérabilités de sécurité

Les outils de Shadow IT contournent généralement le processus de validation de l’organisation. Ils peuvent manquer de chiffrement de base, exposer des API sans authentification ou stocker des données dans des environnements cloud non sécurisés. Même les outils tiers de confiance peuvent devenir dangereux s’ils sont mal configurés ou obsolètes. Sans visibilité sur ces services, les équipes informatiques ne peuvent pas corriger les vulnérabilités ni réagir aux incidents, ce qui fait du Shadow IT un point d’entrée idéal pour les attaquants.

Violations de conformité

Les secteurs régis par le RGPD, l’HIPAA, le PCI DSS ou d’autres cadres doivent garantir un contrôle total sur l’emplacement des données, les personnes y accédant et les mesures de protection appliquées. Le Shadow IT brise cette chaîne de responsabilité. Les e-mails sensibles, les données client ou les dossiers employés envoyés via des outils non autorisés peuvent se retrouver sur des serveurs situés hors de votre juridiction ou en violation des politiques de conservation des données — exposant ainsi votre entreprise à des amendes, des poursuites judiciaires ou des atteintes à la réputation.

Perte de visibilité et de contrôle

On ne peut pas sécuriser ce que l’on ne voit pas. Les services de Shadow IT fonctionnent souvent en dehors de l’infrastructure standard de surveillance et de journalisation. Les équipes de sécurité perdent la visibilité sur les habitudes d’utilisation, l’historique des accès et les mouvements de données. En cas de violation, retracer l’origine via un outil de Shadow IT peut devenir presque impossible — retardant ainsi la réponse à l’incident et amplifiant les dégâts.

Perte et fuite de données

Les services non autorisés utilisés pour le partage de fichiers, la messagerie ou les e-mails peuvent ne pas disposer de sauvegardes appropriées ni de redondance. En cas de défaillance de l’outil, les fichiers et les historiques de communication peuvent être définitivement perdus. Pire encore, des employés utilisant des comptes personnels ou des applications sans chiffrement peuvent accidentellement — ou intentionnellement — divulguer des données sensibles de l’entreprise.

Flux de travail brisés et incompatibilité

Les outils de Shadow IT s’intègrent rarement aux systèmes approuvés, ce qui entraîne une duplication des tâches, des échecs de synchronisation et des flux de travail défaillants. Les équipes peuvent perdre des heures à transférer manuellement des données entre les plateformes ou à corriger des erreurs de formatage — réduisant ainsi la productivité globale et augmentant le risque d’erreur humaine.

Risques de délivrabilité des e-mails et d’usurpation d’identité

L’un des problèmes de Shadow IT les plus dangereux et les plus négligés survient lorsque des services non autorisés envoient des e-mails au nom de votre domaine. Les plateformes marketing, les systèmes CRM ou les outils d’automatisation se connectent souvent via SMTP ou API — sans alignement SPF, DKIM ou DMARC. Cela nuit à la réputation de votre domaine, augmente les taux de rebond et peut entraîner le marquage de messages légitimes comme spam. Pire encore, les attaquants peuvent exploiter cette faille pour usurper votre marque et lancer des campagnes de phishing.

Offboarding inefficace

Lorsque des employés quittent l’entreprise, le service informatique peut ne pas être au courant des outils de Shadow IT qu’ils utilisaient — laissant ainsi ces outils avec un accès continu aux données de l’entreprise ou aux systèmes de messagerie. Sans visibilité, il est impossible de révoquer l’accès, ce qui augmente le risque de fuites de données ou d’utilisation abusive des comptes bien après leur départ.

Comment arrêter le Shadow IT

Éliminer le Shadow IT ne signifie pas tout interdire. Cela signifie reprendre le contrôle et offrir aux employés des alternatives sûres et prises en charge.

Voici comment commencer :

1. Sensibilisez vos équipes Informez les employés des risques et de l’importance d’utiliser des outils approuvés. Présentez l’informatique comme un partenaire, pas comme un gardien.
2. Implémentez des outils de découverte Utilisez la surveillance réseau ou des CASB (Cloud Access Security Brokers) pour identifier les outils utilisés.
3. Simplifiez l’approbation des applications Mettez en place un processus allégé pour la demande de nouveaux outils, afin que les employés ne se sentent pas obligés de contourner le service informatique.
4. Appliquez une authentification e-mail renforcée Les outils de Shadow IT qui envoient des e-mails en utilisant votre domaine constituent un vecteur majeur d’abus. Sans protections adéquates, ces applications non autorisées peuvent nuire à la réputation de votre domaine, voire pire.

Protégez votre organisation avec Skysnag

Le Shadow IT représente des défis importants pour les organisations, mais souligne également l’importance de solutions informatiques flexibles, sécurisées et conviviales. Lutter contre le Shadow IT nécessite une stratégie globale, mais un aspect crucial est souvent négligé : la sécurité des e-mails.

L’e-mail reste la colonne vertébrale de la communication d’entreprise et constitue une cible de choix pour les cybercriminels. L’utilisation non autorisée des e-mails, l’une des formes les plus courantes de Shadow IT, peut exposer votre organisation aux attaques de phishing, aux violations de données et aux risques de conformité.

Dans les grandes organisations, n’importe quel département peut lancer un service d’envoi d’e-mails sans que l’informatique en soit informée. Par exemple, les équipes marketing mettent souvent en place des plateformes comme MailChimp ou HubSpot de manière indépendante. Lorsque plusieurs départements agissent ainsi, le suivi et la gestion de tous les expéditeurs d’e-mails deviennent écrasants, compliquant les efforts pour maintenir une sécurité e-mail solide.

C’est là que Skysnag intervient, pour boucler la boucle entre le Shadow IT et l’infrastructure e-mail.

• Notre plateforme tout-en-un offre une authentification et une surveillance automatisées des e-mails, vous permettant de savoir en permanence qui envoie des messages en votre nom et s’ils sont autorisés à le faire.

• Authentifie tous les expéditeurs utilisant votre domaine pour bloquer les activités e-mail non autorisées.
• Empêche l’usurpation et l’imitation exactes de domaine pour protéger la réputation de votre marque.
• Applique SPF, DKIM, DMARC, MTA-STS et TLS-RPT pour garantir la conformité à la sécurité des e-mails.
• Détecte les services d’envoi cachés et le Shadow IT pour une visibilité et un contrôle complets.
• Fournit des alertes en temps réel et des informations exploitables pour prévenir les violations avant qu’elles ne se produisent.

Skysnag vous aide à sécuriser votre domaine, à appliquer les politiques d’authentification des e-mails et à éliminer les expéditeurs non autorisés — le tout depuis un tableau de bord intuitif.

Essayez Skysnag dès aujourd’hui et sortez la sécurité e-mail de votre organisation de l’ombre.

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