O que é Shadow IT e como detê-lo?
junho 17, 2025 | 6 min de leitura
Imagine o seguinte: sua equipe de marketing conecta uma ferramenta de e-mail terceirizada para enviar uma campanha sensível ao tempo. Funciona. Os leads respondem. Todos ficam satisfeitos até que sua equipe de TI percebe que os e-mails estão sendo enviados do domínio da sua empresa por meio de uma plataforma que nunca aprovaram, revisaram ou protegeram.
Não foi algo malicioso ou intencional, mas abriu uma porta para o Shadow IT. O que parece uma solução alternativa inofensiva pode, silenciosamente, colocar em risco seu domínio, seus dados e toda a infraestrutura de e-mail. A maioria das organizações não percebe que isso está acontecendo até que algo dê errado.
O Shadow IT não é mais apenas um problema de TI, é um desafio empresarial crescente. Neste blog, vamos explicar o que é o Shadow IT, por que ele é tão disseminado, os riscos que representa e, mais importante, como você pode se antecipar antes que se torne uma ameaça séria.
O que é Shadow IT?
Shadow IT refere-se a qualquer software, aplicativo, serviço ou dispositivo utilizado por funcionários sem a aprovação ou supervisão formal da TI. Ele nasce de boas intenções: velocidade, produtividade e conveniência. No entanto, desenvolve-se nos pontos cegos da estratégia de segurança da sua organização.
No ambiente de trabalho moderno, voltado para a nuvem, o Shadow IT não é apenas um incômodo — é uma realidade inevitável.
Exemplos reais incluem:
- Um desenvolvedor criando um ambiente de teste usando sua conta pessoal do GitHub.
- Uma equipe de marketing lançando uma campanha de e-mail a partir de uma ferramenta não verificada, como o Mailchimp ou o HubSpot.
- A equipe de vendas conectando ferramentas de CRM terceirizadas ao seu domínio via SMTP.
- Executivos usando contas pessoais do Zoom ou Google Meet para discussões sensíveis.
- O setor financeiro automatizando relatórios por meio de ferramentas baseadas em API não aprovadas.
Essas ferramentas não ficam mais apenas em desktops ou navegadores — elas frequentemente enviam e-mails em seu nome, lidando com uma das partes mais visíveis e vulneráveis da sua infraestrutura: o seu domínio.
Por que o Shadow IT acontece?
O Shadow IT geralmente não é malicioso. Ele ocorre porque as pessoas estão tentando fazer seu trabalho e as ferramentas aprovadas nem sempre atendem às suas necessidades. As razões mais comuns incluem:
- Processos de aquisição lentos.
- Falta de conhecimento sobre as opções aprovadas.
- Ambientes de trabalho remoto onde os limites se tornam difusos.
- Frustração com sistemas de TI desatualizados ou complexos.
- Lacunas de inovação, onde os departamentos desejam avançar mais rápido do que a TI consegue acompanhar.
Em resumo, as pessoas encontram soluções alternativas e essas soluções acabam impactando a infraestrutura de e-mail de maneiras que a TI não consegue ver ou proteger.
Riscos associados ao Shadow IT
Embora o Shadow IT muitas vezes comece com boas intenções — velocidade, conveniência ou flexibilidade — os riscos que ele introduz podem ser catastróficos. Se não for controlado, essas ferramentas criam pontos cegos significativos para as equipes de TI e segurança, expõem dados sensíveis e ameaçam tanto a continuidade operacional quanto a reputação da sua organização.
A seguir estão os riscos mais críticos que as organizações enfrentam quando o Shadow IT é deixado para crescer na sombra:
Vulnerabilidades de segurança
As ferramentas de Shadow IT geralmente ignoram o processo de avaliação da organização. Elas podem carecer de criptografia básica, expor APIs sem autenticação ou armazenar dados em ambientes de nuvem não seguros. Mesmo ferramentas terceirizadas confiáveis podem se tornar perigosas se mal configuradas ou desatualizadas. Sem visibilidade sobre esses serviços, as equipes de TI não conseguem corrigir vulnerabilidades ou responder a incidentes — tornando o Shadow IT um ponto de entrada ideal para atacantes.
Violações de conformidade
Setores regidos pelo GDPR, HIPAA, PCI DSS ou outros frameworks devem garantir controle total sobre onde os dados são armazenados, quem os acessa e como são protegidos. O Shadow IT rompe essa cadeia de custódia. E-mails sensíveis, dados de clientes ou registros de funcionários enviados por meio de ferramentas não autorizadas podem estar armazenados em servidores fora da sua jurisdição ou em violação das políticas de retenção de dados — deixando sua empresa sujeita a multas, processos judiciais ou danos à reputação.
Perda de visibilidade e controle
Você não pode proteger o que não pode ver. Os serviços de Shadow IT frequentemente operam totalmente fora da infraestrutura padrão de monitoramento e registro. As equipes de segurança perdem visibilidade sobre padrões de uso, histórico de acesso e movimentação de dados. Se ocorrer uma violação, rastrear sua origem por meio de uma ferramenta de Shadow IT pode se tornar quase impossível — atrasando a resposta a incidentes e aumentando os danos.
Perda e vazamento de dados
Serviços não autorizados usados para compartilhamento de arquivos, mensagens ou e-mails podem não ter backups adequados ou redundância. Em caso de falha da ferramenta, arquivos e registros de comunicação podem ser perdidos permanentemente. Pior ainda, funcionários que utilizam contas pessoais ou aplicativos sem criptografia podem, acidentalmente ou de forma maliciosa, vazar dados sensíveis da empresa.
Fluxos de trabalho interrompidos e incompatibilidade
As ferramentas de Shadow IT raramente se integram aos sistemas autorizados, o que leva à duplicação de trabalho, falhas de sincronização e interrupções nos fluxos de trabalho. As equipes podem perder horas transferindo dados manualmente entre plataformas ou corrigindo erros de formatação — reduzindo a produtividade geral e aumentando a probabilidade de erro humano.
Riscos de entregabilidade de e-mails e spoofing
Um dos problemas mais perigosos e negligenciados do Shadow IT surge quando serviços não autorizados enviam e-mails em nome do seu domínio. Plataformas de marketing, sistemas de CRM ou ferramentas de automação frequentemente se conectam via SMTP ou API — sem alinhamento com SPF, DKIM ou DMARC. Isso prejudica a reputação do seu domínio, aumenta as taxas de rejeição e pode fazer com que mensagens legítimas sejam marcadas como spam. Pior ainda, invasores podem explorar essa brecha para se passar pela sua marca e lançar campanhas de phishing.
Desligamento ineficaz
Quando os funcionários deixam a empresa, a TI pode não estar ciente das ferramentas de Shadow IT que eles usavam — deixando essas ferramentas com acesso contínuo aos dados da empresa ou aos sistemas de e-mail. Sem visibilidade, o acesso não pode ser revogado, aumentando o risco de vazamento de dados ou uso indevido de contas muito tempo após a saída.
Como impedir o Shadow IT
Eliminar o Shadow IT não significa proibir tudo. Significa retomar o controle e oferecer aos funcionários alternativas seguras e com suporte.
Veja como começar:
- Eduque suas equipes: conscientize os funcionários sobre os riscos e a importância das ferramentas aprovadas. Apresente a TI como um parceiro, não como um guardião.
- Implemente ferramentas de descoberta: utilize o monitoramento de rede ou CASBs (Corretoras de Segurança de Acesso à Nuvem) para identificar quais ferramentas estão sendo utilizadas.
- Simplifique a aprovação de aplicativos: crie um processo ágil para solicitação de novas ferramentas, para que os funcionários não se sintam obrigados a contornar a TI.
- Implemente autenticação de e-mail robusta: ferramentas de Shadow IT que enviam e-mails usando seu domínio são um vetor importante para abusos. Sem as proteções adequadas, esses aplicativos não autorizados podem prejudicar a reputação do seu domínio — ou pior.
Proteja sua organização com a Skysnag
O Shadow IT apresenta desafios significativos para as organizações, mas também destaca a importância de soluções de TI flexíveis, seguras e fáceis de usar. Combater o Shadow IT requer uma estratégia abrangente, mas um aspecto crítico é frequentemente negligenciado: a segurança do e-mail.
O e-mail continua sendo a espinha dorsal da comunicação empresarial e um alvo principal para os cibercriminosos. O uso não autorizado de e-mail, uma das formas mais comuns de Shadow IT, pode expor sua organização a ataques de phishing, violações de dados e riscos de conformidade.
Em organizações maiores, qualquer departamento pode lançar um serviço de envio de e-mails sem o conhecimento da TI. Por exemplo, equipes de marketing frequentemente configuram plataformas como MailChimp ou HubSpot de forma independente. Quando vários departamentos fazem isso, rastrear e gerenciar todos os remetentes de e-mail se torna uma tarefa esmagadora, dificultando os esforços para manter uma segurança de e-mail robusta.
É aqui que a Skysnag entra em ação, para fechar a lacuna entre o Shadow IT e a infraestrutura de e-mail.
- Nossa plataforma tudo-em-um oferece autenticação e monitoramento automatizados de e-mails, para que você sempre saiba quem está enviando em seu nome e se está autorizado a fazê-lo.
- Autentica todos os remetentes que utilizam seu domínio para bloquear atividades de e-mail não autorizadas.
- Impede o spoofing e a personificação de domínio exato para proteger a reputação da sua marca.
- Impõe SPF, DKIM, DMARC, MTA-STS e TLS-RPT para garantir a conformidade com a segurança de e-mail.
- Revela serviços de envio ocultos e Shadow IT para garantir total visibilidade e controle.
- Fornece alertas em tempo real e insights acionáveis para prevenir violações antes que elas aconteçam.
A Skysnag ajuda você a proteger seu domínio, aplicar políticas de autenticação de e-mail e eliminar remetentes não autorizados — tudo a partir de um painel intuitivo.
Experimente a Skysnag hoje e traga a segurança de e-mail da sua organização para fora das sombras.
