Imagina esto: tu equipo de marketing conecta una herramienta de correo electrónico de terceros para enviar una campaña urgente. Funciona. Los clientes potenciales responden. Todos están contentos, hasta que tu equipo de TI se da cuenta de que los correos electrónicos se están enviando desde el dominio de tu empresa a través de una plataforma que nunca han aprobado, revisado ni asegurado.

No fue malicioso ni intencional, pero abrió la puerta al Shadow IT. Lo que parece una solución inofensiva puede poner en riesgo, silenciosamente, su dominio, datos y toda la infraestructura de correo electrónico. La mayoría de las organizaciones no se dan cuenta de esto hasta que algo falla.

Shadow IT ya no es solo un problema de TI, sino un desafío empresarial en crecimiento. En este blog, desglosaremos qué es el Shadow IT, por qué está tan extendido, los riesgos que implica y, lo más importante, cómo adelantarse antes de que se convierta en una amenaza seria.

¿Qué es el Shadow IT?

Shadow IT se refiere a cualquier software, aplicación, servicio o dispositivo utilizado por empleados sin la aprobación o supervisión formal del equipo de TI. Nace de buenas intenciones: velocidad, productividad y conveniencia. Sin embargo, crece en los puntos ciegos de la estrategia de seguridad de su organización.

En el entorno laboral moderno centrado en la nube, el Shadow IT no es solo una molestia, es una realidad inevitable.

Ejemplos del mundo real incluyen:

• Un desarrollador que despliega un entorno de pruebas utilizando su cuenta personal de GitHub
• Un equipo de marketing que lanza una campaña de correo electrónico desde una herramienta no verificada como Mailchimp o HubSpot.
• El equipo de ventas conectando herramientas CRM de terceros a su dominio mediante SMTP
• Ejecutivos que utilizan cuentas personales de Zoom o Google Meet para discusiones sensibles
• El departamento financiero automatiza informes mediante herramientas basadas en API no aprobadas

Estas herramientas ya no se limitan a los escritorios o navegadores, a menudo envían correos electrónicos en su nombre, gestionando una de las partes más visibles y vulnerables de su infraestructura: su dominio.

¿Por qué ocurre el Shadow IT?

El Shadow IT generalmente no es malicioso. Sucede porque las personas intentan hacer su trabajo y las herramientas aprobadas no siempre satisfacen sus necesidades. Las razones más comunes incluyen las siguientes:

• Procesos de adquisición lentos
• Falta de conocimiento sobre las opciones aprobadas
• Entornos de trabajo remoto donde los límites se difuminan
• Frustración con sistemas de TI obsoletos o complejos
• Brechas de innovación donde los departamentos quieren avanzar más rápido de lo que TI puede respaldar

En resumen, las personas encuentran soluciones alternativas y esas soluciones terminan afectando la infraestructura de correo electrónico de formas que TI no puede ver ni asegurar.

Riesgos asociados al Shadow IT

Aunque el Shadow IT suele comenzar con buenas intenciones — velocidad, conveniencia o flexibilidad — los riesgos que introduce pueden ser catastróficos. Si no se controla, estas herramientas generan graves puntos ciegos para los equipos de TI y seguridad, exponen datos sensibles y amenazan tanto la continuidad operativa como la reputación de su organización.

A continuación se presentan los riesgos más críticos que enfrentan las organizaciones cuando el Shadow IT crece en la sombra:

Vulnerabilidades de seguridad

Las herramientas de Shadow IT suelen evitar el proceso de verificación de la organización. Pueden carecer de cifrado básico, exponer APIs sin autenticación o almacenar datos en entornos en la nube no seguros. Incluso las herramientas de terceros confiables pueden volverse peligrosas si están mal configuradas o desactualizadas. Sin visibilidad de estos servicios, los equipos de TI no pueden corregir vulnerabilidades ni responder a incidentes, lo que convierte al Shadow IT en un punto de entrada ideal para los atacantes.

Violaciones de cumplimiento

Las industrias reguladas por el RGPD, HIPAA, PCI DSS u otros marcos deben garantizar el control total sobre dónde se almacenan los datos, quién los accede y cómo se protegen. El Shadow IT rompe esta cadena de custodia. Correos electrónicos sensibles, datos de clientes o registros de empleados enviados a través de herramientas no autorizadas pueden terminar en servidores fuera de su jurisdicción o en violación de las políticas de retención de datos, exponiendo a su empresa a multas, demandas o daños reputacionales.

Pérdida de visibilidad y control

No se puede proteger lo que no se ve. Los servicios de Shadow IT suelen operar completamente fuera de la infraestructura estándar de monitoreo y registro. Los equipos de seguridad pierden visibilidad sobre los patrones de uso, el historial de acceso y el movimiento de datos. Si ocurre una brecha, rastrear su origen a través de una herramienta no autorizada puede ser casi imposible, lo que retrasa la respuesta al incidente y aumenta los daños.

Pérdida y filtración de datos

Los servicios no autorizados utilizados para compartir archivos, mensajería o correo electrónico pueden carecer de copias de seguridad adecuadas o redundancia. En caso de falla de la herramienta, los archivos y registros de comunicación pueden perderse de forma permanente. Aún peor, los empleados que usan cuentas personales o aplicaciones sin cifrado podrían filtrar accidental o maliciosamente datos sensibles de la empresa.

Flujos de trabajo rotos e incompatibilidad

Las herramientas de Shadow IT rara vez se integran con los sistemas aprobados, lo que conduce a la duplicación del trabajo, fallos de sincronización y flujos de trabajo rotos. Los equipos pueden perder horas transfiriendo datos manualmente entre plataformas o corrigiendo errores de formato, lo que reduce la productividad general y aumenta la probabilidad de errores humanos.

Riesgos de entregabilidad del correo electrónico y suplantación de identidad

Uno de los problemas más peligrosos y pasados por alto del Shadow IT surge cuando servicios no autorizados envían correos electrónicos en nombre de su dominio. Las plataformas de marketing, los sistemas CRM o las herramientas de automatización suelen conectarse mediante SMTP o API, sin alineación con SPF, DKIM o DMARC. Esto deteriora la reputación de su dominio, incrementa las tasas de rebote y puede hacer que los mensajes legítimos sean marcados como spam. Aún peor, los atacantes pueden explotar esta brecha para suplantar su marca y lanzar campañas de phishing.

Desincorporación ineficaz

Cuando los empleados se van, el equipo de TI puede no estar al tanto de las herramientas de Shadow IT que usaban, lo que deja a esas herramientas con acceso continuo a los datos de la empresa o a los sistemas de correo electrónico. Sin visibilidad, no se puede revocar el acceso, lo que aumenta el riesgo de filtraciones de datos o mal uso de cuentas mucho después de la salida del empleado.

Cómo detener el Shadow IT

Eliminar el Shadow IT no significa prohibirlo todo. Significa recuperar el control y ofrecer a los empleados alternativas seguras y respaldadas.

Así es como puede comenzar:

1. Eduque a sus equipos Haga que los empleados sean conscientes de los riesgos y de la importancia de utilizar herramientas aprobadas. Presente al equipo de TI como un socio, no como un guardián.
2. Implemente herramientas de descubrimiento Utilice monitoreo de red o CASB (Cloud Access Security Brokers) para identificar qué herramientas se están utilizando.
3. Agilice la aprobación de aplicaciones Cree un proceso simplificado para solicitar nuevas herramientas, de modo que los empleados no sientan la necesidad de evitar al equipo de TI.
4. Aplique una autenticación de correo electrónico sólida Las herramientas de Shadow IT que envían correos electrónicos usando su dominio son un vector importante de abuso. Sin las protecciones adecuadas, estas aplicaciones no autorizadas pueden dañar la reputación de su dominio o algo peor.

Proteja su organización con Skysnag

El Shadow IT presenta desafíos significativos para las organizaciones, pero también subraya la importancia de soluciones de TI flexibles, seguras y fáciles de usar. Abordar el Shadow IT requiere una estrategia integral, pero un aspecto crítico a menudo se pasa por alto: la seguridad del correo electrónico.

El correo electrónico sigue siendo la columna vertebral de la comunicación empresarial y un objetivo principal para los ciberdelincuentes. El uso no autorizado del correo electrónico, una de las formas más comunes de Shadow IT, puede exponer a su organización a ataques de phishing, brechas de datos y riesgos de cumplimiento.

En organizaciones grandes, cualquier departamento puede lanzar un servicio de envío de correos electrónicos sin que el equipo de TI lo sepa. Por ejemplo, los equipos de marketing suelen configurar plataformas como MailChimp o HubSpot de forma independiente. Cuando varios departamentos hacen esto, rastrear y gestionar todos los remitentes de correo electrónico se vuelve abrumador, complicando los esfuerzos para mantener una seguridad sólida en el correo electrónico.

Aquí es donde Skysnag interviene para cerrar el ciclo entre el Shadow IT y la infraestructura de correo electrónico.

• Nuestra plataforma todo en uno proporciona autenticación y monitoreo automatizados de correo electrónico, para que siempre sepa quién está enviando en su nombre y si está autorizado para hacerlo.

• Autentica a todos los remitentes que usan su dominio para bloquear actividades de correo electrónico no autorizadas.
• Detiene la suplantación e imitación exacta del dominio para proteger la reputación de su marca.
• Aplica SPF, DKIM, DMARC, MTA-STS y TLS-RPT para garantizar el cumplimiento de la seguridad del correo electrónico.
• Descubre servicios de envío ocultos y Shadow IT para una visibilidad y control totales.
• Proporciona alertas en tiempo real e información procesable para prevenir brechas antes de que ocurran.

Skysnag le ayuda a asegurar su dominio, hacer cumplir las políticas de autenticación de correo electrónico y eliminar remitentes no autorizados, todo desde un panel intuitivo.

Pruebe Skysnag hoy y saque la seguridad del correo electrónico de su organización de las sombras.

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